Ser freelancer en España implica mucho más que ofrecer tus servicios: también requiere gestionar los aspectos legales y financieros de tu negocio, especialmente la facturación. Con las recientes reformas digitales y el aumento de la exigencia de cumplimiento electrónico, entender cómo crear, gestionar y emitir facturas es esencial.
En esta guía 2025, te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la facturación gratuita para freelancers en España, incluyendo los mejores programas de facturación gratis, plantillas de factura y requisitos legales. Ya seas un nuevo autónomo o estés creciendo hacia una sociedad limitada, esta guía es tu hoja de ruta para facturar con éxito.
¿Por Qué la Facturación es Importante para los Freelancers?
Facturar no es solo cobrar: también es una obligación legal y fiscal como profesional independiente en España. Las autoridades fiscales exigen prácticas de facturación detalladas para garantizar la transparencia, la presentación precisa y la correcta recaudación de impuestos.
En 2025, con regulaciones más estrictas como VeriFactu, es aún más importante usar métodos de facturación aprobados y seguros. Automatizar tu proceso con programas gratuitos puede ahorrarte tiempo, reducir errores y ayudarte a cumplir con la normativa.
Paso 1: Autonomo Set Up – Registro Legal
Antes de poder emitir facturas como freelancer, primero debes registrarte legalmente como autónomo.
Proceso de Registro:
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Registro en la Agencia Tributaria:
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Debes presentar el Modelo 036 o 037 para declarar tu actividad profesional.
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Esto incluye tu código de actividad (IAE), tipo de negocio y situación de IVA.
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Registro en la Seguridad Social (RETA):
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Debes darte de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos dentro de los 30 días posteriores al alta fiscal.
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Así comienzas a cotizar mensualmente a la seguridad social en España.
Para simplificar este proceso, muchos freelancers usan plataformas online. Puedes iniciar tu autonomo set up fácilmente y evitar errores legales con asesoramiento experto.
Para más información sobre cómo facturar como autónomo, consulta este blog de autonomos facturacion.
Paso 2: Elegir Programas de Facturación Gratis
Existen numerosos programas de facturación gratis que te ayudan a crear facturas legalmente válidas en España. Estas herramientas son fundamentales para ahorrar tiempo, reducir errores y cumplir con la normativa de facturación electrónica.
Qué Buscar en un Programa de Facturación Gratuito:
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Plantillas de facturas personalizables
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Cálculo automático de IVA e IRPF
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Almacenamiento seguro de documentos
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Compatibilidad con VeriFactu
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Soporte para firma digital
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Exportación en PDF, XML y formato Facturae
Muchos de estos programas son en la nube, lo que te permite trabajar desde cualquier lugar y llevar un control en tiempo real de tus ingresos y gastos.
Mejores opciones en 2025:
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GetRenn
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Quipu (con planes gratuitos)
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FacturaScripts
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Billin (modalidad freemium)
Herramientas como GetRenn están diseñadas específicamente para freelancers en España, con flujos de trabajo optimizados y soporte completo para VeriFactu, cumpliendo con las exigencias del gobierno.
Paso 3: Crear Facturas Legalmente Válidas
Una vez que hayas elegido tu software de facturación, el siguiente paso es crear facturas que cumplan con los requisitos legales. Si faltan elementos clave, tus facturas podrían ser rechazadas, generar problemas fiscales o provocar retrasos en los pagos.
Elementos Obligatorios en una Factura en España:
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Número de factura único y serie
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Fecha de emisión
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Datos del freelancer:
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Nombre completo
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DNI/NIE
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Dirección fiscal
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Número de IVA (si aplica)
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Datos del cliente:
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Nombre o razón social
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NIF/CIF
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Dirección
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Descripción del servicio:
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Servicios prestados
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Fecha de prestación
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Cantidad/horas trabajadas
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Desglose de impuestos:
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Importe base
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IVA (normalmente 21%)
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IRPF (15% o 7% para nuevos autónomos)
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Total a pagar
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Términos de pago:
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Fecha de vencimiento
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IBAN o datos de pago
Un buen software de facturación completará o calculará automáticamente la mayoría de estos datos, sobre todo los impuestos.
Paso 4: Adopta la Facturación Electrónica
En 2025, los freelancers en España están cada vez más obligados a emitir facturas electrónicas, especialmente al trabajar con entidades públicas o bajo el sistema VeriFactu. Estas facturas se generan en formato XML o Facturae y se pueden enviar a través de plataformas como FACe.
Requisitos para la Facturación Electrónica:
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Formato Facturae (XML)
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Firma digital segura
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Uso de software autorizado
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Posibilidad de envío a la Agencia Tributaria vía VeriFactu
Full information here sobre el nuevo sistema gratuito y verificado de facturación en España.
Aunque muchos clientes privados aún aceptan facturas en PDF, las grandes empresas y la administración pública pueden requerir envío electrónico obligatorio.
Paso 5: Plantillas de Factura para Freelancers
Usar una plantilla adecuada garantiza coherencia y profesionalidad. Incluso si utilizas software, es importante conocer cómo debe lucir una factura correcta.
Ejemplo de Estructura de Factura:
La mayoría de los programas de facturación gratis incluyen plantillas editables que puedes personalizar para cada cliente.
Paso 6: Enviar y Guardar Facturas de Forma Segura
Después de generar tu factura, envíala rápidamente al cliente por correo electrónico o mediante una plataforma electrónica (si corresponde). Las facturas deben almacenarse por al menos cuatro años, como exige la ley fiscal española.
Buenas Prácticas:
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Utiliza almacenamiento en la nube
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Configura recordatorios para facturas impagadas
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Guarda un registro cronológico de facturas
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Revisa tus pagos con extractos bancarios
Un buen programa de facturación te permitirá hacer seguimiento del estado de cada factura y te notificará sobre pagos vencidos.
Paso 7: Entiende tus Obligaciones Fiscales
Facturar correctamente está directamente relacionado con tus obligacione
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